Arbeitnehmer sind auf der sicheren Seite

Allgemein gilt: Wer seinen Hauptberuf als Arbeitnehmer ausübt, über seinen Arbeitgeber sozialversichert ist und sich nebenher als Selbstständiger noch etwas hinzuverdient, muss als Solo-Unternehmer in der Regel mit keinen zusätzlichen Beiträgen für die Krankenkasse rechnen. Eine Beitragspflicht bei der Krankenkasse kann hingegen entstehen, wenn eine zusätzliche Arbeitskraft mit mehr als 400 Euro Monatslohn eingestellt wird. Eine Pflichtversicherung in der gesetzlichen Rentenversicherung gibt es für neben- und hauptberuflich Selbstständige nur in Ausnahmefällen.

Bei Mitversicherten kommt es auf den Gewinn an

Für diejenigen, die eine Mini-Selbstständigkeit starten und als nicht berufstätige Ehepartner über den Ehemann oder die Ehefrau beitragsfrei krankenversichert sind, gilt die 355-Euro-Grenze: Wenn das monatliche Einkommen diesen Betrag nicht übersteigt, bleibt die beitragsfreie Mitversicherung bestehen. Als monatliches Einkommen ist dabei der durch 12 geteilte Jahresgewinn definiert. Liegt der Gewinn über dieser Grenze, dann endet die kostenlose Mitversicherung in der Krankenkasse des Ehepartners.

Die Konsequenz: Wer sich nicht anderweitig krankenversichert, muss sämtliche Arzt-, Krankenhaus- und Medikamentenrechnungen selbst bezahlen. Daher ist beim Ausschluss aus der kostenlosen Mitversicherung schnelles Handeln angesagt; zur Wahl steht dabei die freiwillige Mitgliedschaft in der gesetzlichen Krankenversicherung oder der Abschluss einer Privatversicherung. Die gleichen Regeln gelten auch für Studenten, die in der Krankenkasse ihrer Eltern kostenlos mitversichert sind.

Zu versteuern ist der Gewinn, der nach Abzug der entstandenen Kosten und Abschreibungen übrig bleibt. Liegt dieser bei weniger als 30.000 Euro pro Jahr, darf eine vereinfachte Buchführung in Form der Einnahme-Überschuss-Rechnung durchgeführt werden. Für die Einnahmen und Ausgaben sollten Sie entweder ein extra Bankkonto einrichten oder die Umsätze auf den Kontoauszügen Ihres Privatkontos klar kennzeichnen. Als Kosten können auch Gründungskosten verbucht werden, die vor den ersten Umsätzen angefallen sind. Daher kann in der Startphase ein Verlust steuermindernd wirken – allerdings nicht unbegrenzt lange: Wenn nach ein paar Jahren nicht die Gewinnzone erreicht wird, erkennt das Finanzamt die Verluste nicht mehr an.

Wahlrecht bei Umsatzsteuer

Bei der Umsatzsteuer gibt es bis zu einem Jahresumsatz von 17.500 Euro ein Wahlrecht: Der Unternehmer kann entweder auf die Umsatzsteuer verzichten oder auf seine Leistungen Umsatzsteuer verlangen. Im letzteren Fall darf er bei allen Anschaffungen die gezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückholen. Bei höherem Umsatz gibt es eine generelle Umsatzsteuerpflicht.

Tipp: Wenn sich Ihre Kundschaft vor allem aus Unternehmen zusammensetzt, die ihre an Sie gezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt wieder zurückholen können, ist beim Wahlrecht die Option für die Umsatzbesteuerung empfehlenswert. Dann nämlich können Sie von Ihren betrieblichen Einkäufen die darin enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt zurückbekommen.

Die Gewerbesteuer ist für Feierabend-Unternehmer eher ein theoretisches Thema. Hier gibt es nämlich einen Freibetrag von 24.500 Euro pro Jahr. Wenn der Jahresgewinn niedriger ist, wird keine Gewerbesteuer fällig. Unabhängig vom Gewinn müssen Freiberufler keine Gewerbesteuer zahlen.

Bei Vollzeit-Anstellung hilft ein kleiner Umweg

In diesem Fall kommt es darauf an, ob Sie Ihren Hauptberuf noch in Vollzeit ausüben und damit ein sicheres Einkommen als Arbeitnehmer vorweisen können. Falls ja, können Sie mit einem kleinen Umweg an das Ziel des günstigen Ratenkredites gelangen:

Nutzen Sie für die Finanzierung Ihrer Aufwendungen zunächst den Dispokredit auf Ihrem privaten Girokonto, der für eine dauerhafte Finanzierung natürlich viel zu teuer ist. Im Anschluss daran beantragen Sie einen zinsgünstigen Ratenkredit, der nun praktischerweise einen ganz anderen Verwendungszweck hat: nämlich die Ablösung Ihres privaten Dispokredites. Diese Verwendung wird von vielen Banken akzeptiert, und Sie haben mit einer kleinen Zwischenstation einen Kredit mit niedrigem Zins erhalten.

Mikrokredite für Nebenjob-Gründer

Die oben erläuterte Vorgehensweise funktioniert natürlich nur, wenn Sie eine feste Anstellung haben und aus dem regelmäßigen Einkommen der Bank die notwendige Bonität darlegen können. Schwieriger wird es, wenn die nebenberufliche Existenzgründung aus dem Studium oder aus der Elternpause heraus erfolgt.

In diesem Fall kann es sinnvoll sein, die staatliche Förderbank KfW anzuzapfen. Diese stellt für Gründer mit geringem Kreditbedarf das so genannte StartGeld bereit, das es in Form eines Darlehens bis zu einem Betrag von 50.000 Euro (und natürlich auch in kleinen Summen) gibt. Das StartGeld ist auch für nebenberufliche Existenzgründer zugänglich, die laut Kreditbedingungen mittelfristig eine Vollzeit-Existenz aufbauen wollen. Abgeschlossen wird dieser Kredit über die Hausbank. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass Gründer oftmals hartnäckig nachbohren müssen, bis ihnen dieses Kreditangebot gemacht wird. Der Grund für die Unlust vieler Banken: Für die Vermittlung von kleinen Darlehen bekommen sie nur eine niedrige Provision von der KfW.

Als privatwirtschaftlich organisierte Alternative zur KfW gibt es speziell für die Finanzierung von Mini-Gründungen das Deutsche Mikrofinanz Institut (DMI), das ein Netzwerk aus lokalen und regionalen Kreditanbietern organisiert. Die Einzelprogramme sind oftmals zeitlich begrenzt und ändern sich häufig, so dass Sie sich über Details am besten auf der DMI-Website www.mikrofinanz.net informieren.

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Das muss jedoch nicht bedeuten, dass Sie zwangsläufig ein extra Girokonto für Ihre nebenberufliche Selbstständigkeit anlegen müssen. Bei einer überschaubaren Zahl an Kontobewegungen können Sie Ihre beruflichen Geldgeschäfte auch über das Privatkonto abwickeln. Sinnvoll ist es in diesem Fall, die Buchungsposten auf den Kontoauszügen beispielsweise mit einem "P" für private Umsätze und "S" für Geldbewegungen aus Ihrer Selbstständigkeit zu kennzeichnen. Da Nebenjob-Selbstständige ihre Einnahme-Überschuss-Rechnung in der Regel mit allen dazugehörigen Belegen einreichen, hat das Finanzamt aufgrund der Einnahme- und Ausgabebelege schon einen realistischen Überblick.

Extra-Girokonto ist übersichtlicher

Wenn die Geschäfte florieren, kann jedoch die Abwicklung über das Privatkonto unübersichtlich werden. In diesem Fall ist es ratsam, ein zweites Konto einzurichten, über das ausschließlich Ihre Einnahmen und Ausgaben aus Ihrer selbstständigen Tätigkeit laufen.

Das Problem sind dabei die Kosten: Für Privatkunden gibt es jede Menge kostenloser Girokonto-Angebote, aber über diese Konten dürfen Sie in aller Regel ausschließlich private Buchungen abwickeln. Da kann es schon mal vorkommen, dass Sie einen bösen Brief von der Bank erhalten, wenn einige größere Ebay-Zahlungen eintreffen oder sich Gutschriften im Begleittext auf Rechnungen von Ihnen beziehen. Dann droht die Bank mit Kontokündigung oder verlangt von Ihnen, hohe Gebühren für ein Firmenkonto zu zahlen.

Wenn Sie Ihr Selbstständigkeits-Konto an eine Bank ausgelagert haben, die nur Privatkunden aufnimmt, haben Sie schlechte Karten – wahrscheinlich kommen Sie um die Kontokündigung nicht herum.

Akzeptieren Sie niemals ein teures Firmenkonto!

Spielraum besteht hingegen, wenn Sie das Zweitkonto bei Ihrer Hausbank führen. In diesem Fall sollten Sie niemals ein teures Firmenkonto akzeptieren, für das Sie jährliche Gebühren von oftmals mehr als 100 Euro auf den Tresen blättern müssen. Ihre Argumente:

• Der geringe Umfang Ihrer Umsätze rechtfertigt es in keiner Weise, dass Sie die gleichen hohen Gebühren zahlen wie ein Unternehmen, das jeden Tag 20 oder 30 Buchungsposten hat.
• Es ist marktüblich, dass Freiberufler ohne Angestellte bei der Kontoführung dieselben Konditionen erhalten wir Privatkunden. Wenn sich die Bank querstellt, wird es Ihnen nicht schwer fallen, ein Kreditinstitut zu finden, das sich darauf einlässt.
• Wenn die Bank Sie jetzt mit einer sturen Gebührenpolitik vergrault, verliert sie einen Kunden, der für sie hochinteressant sein kann, wenn die Geschäftsidee erfolgreich ist. (Ob Sie dann auch wirklich bei der Bank bleiben, ist natürlich Ihre Sache)

Wenn die Bank dann einlenkt und Ihnen die Privatkunden-Konditionen einräumt, kommt der zweite Schritt. Die meisten Banken bieten nämlich verschiedene Kontomodelle an, die auch höchst unterschiedliche Kosten verursachen. Weil Ihre Buchungsposten fast ausschließlich aus Geldeingängen, Überweisungen, Lastschriften und Transfers auf das Privatkonto bestehen, genügt ein – meist kostenloses – Onlinekonto vollauf. Wenn Gebühren für eine Bankkarte verlangt werden, können Sie auch auf diese verzichten, weil sich für die Bargeldbeschaffung am Automaten ja das Privatkonto nutzen lässt.

Tipp: Die Preisverzeichnisse der Banken mit ihren Einzelposten-, Monats- und Jahresgebühren sind oft ziemlich intransparent. Mit dem Rechen-Tool für den Girokonten-Vergleich schaffen Sie Klarheit, denn anhand Ihrer Kontonutzung ermitteln Sie mit wenigen Eingaben direkt Ihre Jahreskosten. Hier geht es zum Download:

• Girokonto-Vergleichsrechner im Open-Document-Format
• Girokonto-Vergleichsrechner als Excel-Tabelle

Zunächst gibt es für Sie als Existenzgründer drei Möglichkeiten: Sie können von der Umsatzsteuer befreit sein, ein Wahlrecht (Option) haben oder umsatzsteuerpflichtig sein. Was auf Sie zutrifft, hängt sowohl von Ihrer Branche als auch von Ihrem Umsatz ab. Zuerst die Branchen:

• Von der Umsatzsteuer befreit sind unter anderem Umsätze aus der Tätigkeit als Bausparvertreter, Versicherungsmakler oder aus einer heilberuflichen Tätigkeit wie Arzt, Hebamme oder Physiotherapeut (Ausnahme: Tierarzt).
• Ein Wahlrecht für die Steuerpflicht haben Sie beispielsweise bei der Vermittlung von Geldanlagen sowie bei der Vermietung und Verpachtung von Grundstücken.
• Umsatzsteuerpflichtig sind die meisten der Tätigkeiten des Gewerbetreibenden oder Freiberuflers: Handwerk, Handel, Produktion von Waren sowie die meisten Dienstleistungen.

Keine Umsatzsteuer müssen Sie auf Ihre Produkte oder Dienstleistungen erheben, wenn Sie zu den Kleinunternehmern zählen – und das sind laut § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) Unternehmen, deren Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr weniger als 17.500 Euro und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro beträgt. Auf Wunsch können Sie auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichten, dies müssen Sie dann dem Finanzamt mitteilen. Diese Erklärung bindet Sie jedoch fünf Kalenderjahre.

Dabei sollten Sie bedenken: Die Umsatzsteuer-Befreiung ist nur dann interessant, wenn Sie überwiegend private Kunden haben. Diese können nämlich keine gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen und sind froh, wenn die Rechnung ohne Umsatzsteuer günstiger wird. Haben Sie hingegen vor allem umsatzsteuerpflichtige Unternehmen als Kunden, wirkt sich eine Steuerbefreiung für diese nicht aus. Beim Verzicht auf die Umsatzsteuer können Sie selbst jedoch beim Kauf Ihrer Betriebsmittel auch keine Vorsteuer mehr steuermindernd geltend machen. Damit verschenken Sie bares Geld, denn Ihre Umsatzsteuer können Ihre Kunden wiederum als Vorsteuer abziehen.

Fazit: Wenn der Großteil Ihrer Kunden umsatzsteuerpflichtig ist, sollten Sie sich auch für die Vorteile des mit der Umsatzsteuer verbundenen Vorsteuerabzugs entscheiden.

Die Gewinnermittlung nach der Einnahmen-Überschussrechnung steht allen Freiberuflern zu sowie allen Gewerbetreibenden, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, deren Jahresumsatz unter 500.000 Euro und deren Jahresgewinn unter 50.000 Euro liegt.

Wie der Gewinn ermittelt wird

Bei der Einnahmen-Überschussrechnung zählt der Zeitpunkt, an dem gezahlt wird. Eine Rechnung vom Dezember 2008, die erst im Januar 2009 bezahlt wird, fällt folglich in die Gewinnrechnung des Jahres 2009

Im ersten Schritt summieren Sie sämtliche Netto-Umsätze sowie die darauf berechnete Umsatzsteuer. Zu den Umsätzen zählen auch Privatverbrauchsanteile wie beispielsweise die anteilige Privatnutzung des Telefons.

Ein Beispiel zum Privatverbrauch: Sie haben mit dem Finanzamt vereinbart, dass ein Viertel Ihrer Telefon- und Internetgebühren als Privatverbrauch gezählt wird. Bei jährlichen Telefon- und Internetkosten von 800 Euro plus 19 Prozent Umsatzsteuer müssen Sie als gewinnerhöhenden Privatverbrauch 200 Euro plus 19 Prozent Umsatzsteuer aufführen. Gleiches gilt auch, wenn Sie Ihr Auto zu mehr als 50 Prozent betrieblich nutzen und dieses als Firmenwagen deklariert haben. Damm muss monatlich ein Prozent des Neuwertes als Privatverbrauch angegeben werden.

Ebenfalls als Umsatz zählt es, wenn Sie ein Anlagegut verkaufen und dieses mehr einbringt als der Restwert (Neupreis abzüglich Abschreibung). Dann müssen Sie die Differenz zwischen Restwert und Verkaufspreis als Veräußerungsgewinn angeben.

Die Summe aus Netto-Umsatz, Umsatzsteuer und Privatverbrauch ergibt nun Ihren Brutto-Umsatz, von dem Sie die betrieblichen Aufwendungen abziehen können. Dazu zählen insbesondere

• Büromaterial,
• Fachliteratur,
• ausschließlich betriebliche Versicherungen (keine Kranken- und Rentenversicherung, aber z.B. die Berufs-Haftpflichtversicherung),
• Beiträge an Berufsverbände,
• Telefon-, Internet- und Portokosten,
• Abschreibung (AfA) auf betrieblich genutzte Anlagegüter wie z.B. Computer oder Firmenwagen,
• Raumkosten für Ihr Büro,
• betriebliche GEZ-Gebühren,
• betrieblich verursachte Reisekosten, z.B. mit Bahn, Flugzeug, Taxi oder dem privaten PKW,
• Kontogebühren für das betriebliche Bankkonto,
• Kreditzinsen für die Finanzierung von betrieblichen Anlagegütern,
• Ausgaben für Werbung.

All diese Aufwendungen führen Sie separat mit Netto- und Vorsteuerbeträgen auf. Ebenfalls als gewinnmindernder Aufwand zählen die Vorsteuer aus dem Kauf von Anlagegütern sowie bei betrieblicher Nutzung des privaten Autos die Vorsteuer aus den betrieblich verursachten Benzinkosten (hierfür benötigen Sie eine Aufstellung der betrieblichen Fahrten).

Komplizierte Umsatzsteuer-Rechnung

Nun kommt ein Teil der Rechnung, der nicht ganz einfach nachvollziehbar ist – nämlich die Einbindung von Vor- und Umsatzsteuer in die Einnahmen-Überschussrechnung. Zunächst einmal haben alle Umsatzsteuereinnahmen (obwohl Sie diese schon per Umsatzsteuer-Voranmeldung ans Finanzamt abgeführt haben) den Umsatz und damit den steuerlichen Gewinn erhöht. Dafür dürfen Sie nicht nur Ihre an die Lieferanten gezahlte Vorsteuer abführen, sondern auch die im Rahmen der Umsatzsteuer-Voranmeldung und -erklärung gezahlten Abgaben ans Finanzamt.

Weil aber das Zu- und Abfluss-Prinzip gilt, gibt es eine zeitliche Verschiebung. Beispiel: Wenn Sie quartalsweise Umsatzsteuer vorauszahlen, können Sie in der Einnahmen-Überschussrechnung für 2008 die ersten drei Quartalszahlungen aus 2008 steuermindernd abziehen. Das vierte Quartal 2008 wird jedoch erst im Jahr 2009 bei der Gewinnermittlung berücksichtigt, weil die Zahlung erst Anfang Januar 2009 erfolgen wird. Dafür dürfen Sie das letzte Quartal aus 2007 im Jahr 2008 mit hineinnehmen, weil ebenfalls im Januar gezahlt wurde. Auch eine Nach- oder Rückzahlung aus der Umsatzsteuererklärung des Vorjahrs wird im Jahr des Zu- oder Abflusses berücksichtigt.

Bundesfinanzverwaltung bietet ausfüllbares PDF-Formular

Seit 2005 soll die Einnahmen-Überschussrechnung auf dem offiziellen EÜR-Formular der Bundesfinanzverwaltung eingereicht werden. Manche Finanzämter akzeptieren noch selbstgestrickte Excel- oder OpenOffice-Tabellen, aber in den kommenden Jahren dürfte das offizielle Formular obligatorisch werden. Der Fiskus bietet für das Erklärungsjahr 2007 ein elektronisch ausfüllbares PDF-Formular an. Hier ist der Link zum offiziellen PDF-Formular EÜR 2007.