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Ärgerlich, aber gar nicht so selten: Sie haben Ihre Leistung gebracht, der Kunde ist zufrieden, und Sie schicken ihm die Rechnung. Ein paar Tage später kommt der Anruf mit der Bitte, die Rechnung nochmals auszustellen, weil wichtige Angaben fehlen.

Das sind keine Schikanen des Kunden, sondern Anforderungen, die dessen Finanzamt stellt. Weil in den vergangenen Jahren der Umsatzsteuerbetrug stark zugenommen hat, drücken Finanzämter bei der Steuerprüfung immer seltener ein Auge zu, weil Lieferantenrechnungen nicht hundertprozentig den formalen Anforderungen genügen. Daher sollten Sie lieber auf Nummer sicher gehen und Ihre Rechnungen mit allen erforderlichen Angaben versehen.

Eine Rechnung muss die folgenden Daten und Informationen enthalten:

• Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Rechnungsstellers.
• Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Rechnungssempfängers.
• Die komplette Steuernummer des Rechnungsstellers.
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die vom Rechnungssteller vergeben wird.
• Die Art und Menge der gelieferten Ware oder der erbrachten Dienstleistung.
• Das Datum der Lieferung oder der Leistungserbringung.
• Das Datum der Rechnungsausstellung.
• Den Nettobetrag ohne Umsatzsteuer.
• Den Umsatzsteuersatz sowie den Umsatzsteuerbetrag.
• Den zu zahlenden Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer.

Kulantere Vorschriften bei Kleinbetragsrechnungen

Bei der Abrechnung kleinerer Beträge gelten weniger scharfe Formvorschriften. Damit sollen Unternehmen entlastet werden, die wegen vieler kleiner Einzelrechnungen ohnehin schon einen hohen Verwaltungsaufwand haben. Der O-Ton aus der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV, Paragraf 33) lautet wie folgt:

Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 150 Euro nicht übersteigt, muss mindestens folgende Angaben enthalten:

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
• das Ausstellungsdatum,
• die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und
• das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.