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Das Finanzamt verlangt von allen Selbstständigen, dass sie ihre Gewinne in nachvollziehbarer Weise ermitteln. Das erfolgt entweder in Form der komplizierten "doppelten Buchführung", bei deren Einsatz Sie höchstwahrscheinlich die Hilfe eines Steuerberaters oder Buchhaltungsbüros benötigen. Viel Aufwand und Kosten können Sie hingegen sparen, wenn Sie die vereinfachte Gewinnermittlung in Form der Einnahmen-Überschussrechnung wählen können.

Die Gewinnermittlung nach der Einnahmen-Überschussrechnung steht allen Freiberuflern zu sowie allen Gewerbetreibenden, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, deren Jahresumsatz unter 500.000 Euro und deren Jahresgewinn unter 50.000 Euro liegt.

Wie der Gewinn ermittelt wird

Bei der Einnahmen-Überschussrechnung zählt der Zeitpunkt, an dem gezahlt wird. Eine Rechnung vom Dezember 2008, die erst im Januar 2009 bezahlt wird, fällt folglich in die Gewinnrechnung des Jahres 2009

Im ersten Schritt summieren Sie sämtliche Netto-Umsätze sowie die darauf berechnete Umsatzsteuer. Zu den Umsätzen zählen auch Privatverbrauchsanteile wie beispielsweise die anteilige Privatnutzung des Telefons.

Ein Beispiel zum Privatverbrauch: Sie haben mit dem Finanzamt vereinbart, dass ein Viertel Ihrer Telefon- und Internetgebühren als Privatverbrauch gezählt wird. Bei jährlichen Telefon- und Internetkosten von 800 Euro plus 19 Prozent Umsatzsteuer müssen Sie als gewinnerhöhenden Privatverbrauch 200 Euro plus 19 Prozent Umsatzsteuer aufführen. Gleiches gilt auch, wenn Sie Ihr Auto zu mehr als 50 Prozent betrieblich nutzen und dieses als Firmenwagen deklariert haben. Damm muss monatlich ein Prozent des Neuwertes als Privatverbrauch angegeben werden.

Ebenfalls als Umsatz zählt es, wenn Sie ein Anlagegut verkaufen und dieses mehr einbringt als der Restwert (Neupreis abzüglich Abschreibung). Dann müssen Sie die Differenz zwischen Restwert und Verkaufspreis als Veräußerungsgewinn angeben.

Die Summe aus Netto-Umsatz, Umsatzsteuer und Privatverbrauch ergibt nun Ihren Brutto-Umsatz, von dem Sie die betrieblichen Aufwendungen abziehen können. Dazu zählen insbesondere

• Büromaterial,
• Fachliteratur,
• ausschließlich betriebliche Versicherungen (keine Kranken- und Rentenversicherung, aber z.B. die Berufs-Haftpflichtversicherung),
• Beiträge an Berufsverbände,
• Telefon-, Internet- und Portokosten,
• Abschreibung (AfA) auf betrieblich genutzte Anlagegüter wie z.B. Computer oder Firmenwagen,
• Raumkosten für Ihr Büro,
• betriebliche GEZ-Gebühren,
• betrieblich verursachte Reisekosten, z.B. mit Bahn, Flugzeug, Taxi oder dem privaten PKW,
• Kontogebühren für das betriebliche Bankkonto,
• Kreditzinsen für die Finanzierung von betrieblichen Anlagegütern,
• Ausgaben für Werbung.

All diese Aufwendungen führen Sie separat mit Netto- und Vorsteuerbeträgen auf. Ebenfalls als gewinnmindernder Aufwand zählen die Vorsteuer aus dem Kauf von Anlagegütern sowie bei betrieblicher Nutzung des privaten Autos die Vorsteuer aus den betrieblich verursachten Benzinkosten (hierfür benötigen Sie eine Aufstellung der betrieblichen Fahrten).

Komplizierte Umsatzsteuer-Rechnung

Nun kommt ein Teil der Rechnung, der nicht ganz einfach nachvollziehbar ist – nämlich die Einbindung von Vor- und Umsatzsteuer in die Einnahmen-Überschussrechnung. Zunächst einmal haben alle Umsatzsteuereinnahmen (obwohl Sie diese schon per Umsatzsteuer-Voranmeldung ans Finanzamt abgeführt haben) den Umsatz und damit den steuerlichen Gewinn erhöht. Dafür dürfen Sie nicht nur Ihre an die Lieferanten gezahlte Vorsteuer abführen, sondern auch die im Rahmen der Umsatzsteuer-Voranmeldung und -erklärung gezahlten Abgaben ans Finanzamt.

Weil aber das Zu- und Abfluss-Prinzip gilt, gibt es eine zeitliche Verschiebung. Beispiel: Wenn Sie quartalsweise Umsatzsteuer vorauszahlen, können Sie in der Einnahmen-Überschussrechnung für 2008 die ersten drei Quartalszahlungen aus 2008 steuermindernd abziehen. Das vierte Quartal 2008 wird jedoch erst im Jahr 2009 bei der Gewinnermittlung berücksichtigt, weil die Zahlung erst Anfang Januar 2009 erfolgen wird. Dafür dürfen Sie das letzte Quartal aus 2007 im Jahr 2008 mit hineinnehmen, weil ebenfalls im Januar gezahlt wurde. Auch eine Nach- oder Rückzahlung aus der Umsatzsteuererklärung des Vorjahrs wird im Jahr des Zu- oder Abflusses berücksichtigt.

Bundesfinanzverwaltung bietet ausfüllbares PDF-Formular

Seit 2005 soll die Einnahmen-Überschussrechnung auf dem offiziellen EÜR-Formular der Bundesfinanzverwaltung eingereicht werden. Manche Finanzämter akzeptieren noch selbstgestrickte Excel- oder OpenOffice-Tabellen, aber in den kommenden Jahren dürfte das offizielle Formular obligatorisch werden. Der Fiskus bietet für das Erklärungsjahr 2007 ein elektronisch ausfüllbares PDF-Formular an. Hier ist der Link zum offiziellen PDF-Formular EÜR 2007.